승인이 늦다고 해서 승인 단계를 바로 없애면 안 됩니다. 먼저 법정·계약상 승인, 직무분리, 예산 통제, 회계 검토처럼 위험을 낮추는 통제와 같은 내용을 중복 확인하거나 책임자 없이 대기시키는 프로세스 낭비를 구분해야 합니다.
진단의 핵심은 승인자 수가 아닙니다. 요청부터 최종 결정까지 걸린 리드타임을 실제 접촉시간과 대기시간으로 나누고, 1차 통과율·반송률·예외율·병목 큐를 함께 보는 것입니다. 이 지표를 사용하면 통제 목적을 유지하면서 어디에서 지연과 재작업이 생기는지 확인할 수 있어요.
관료주의와 필요한 내부통제는 어떻게 구분하나요?
내부통제는 조직이 운영·보고·준수 목적을 달성하도록 돕는 절차입니다. 승인, 직무분리, 접근권한, 대사, 감사증적은 오류·부정·무권한 집행을 예방하거나 발견하기 위해 필요할 수 있습니다. 반면 관료주의적 단계는 통제 목적과 책임이 불명확하고, 같은 내용을 반복 검토하면서도 위험을 추가로 낮추지 못합니다.
| 구분 | 확인 질문 | 처리 원칙 |
|---|---|---|
| 법정·규제·계약상 승인 | 외부 규정이나 계약이 승인 주체와 기록을 요구하나요? | 근거와 보존기간을 확인하고 유지 |
| 회사 정책상 핵심 통제 | 예산 초과, 자금 집행, 회계 판단 등 명시된 위험을 다루나요? | 통제 목적·승인권자·대체자를 문서화 |
| 직무분리 | 요청·승인·집행·기록을 한 사람이 모두 통제하지 않게 하나요? | 충돌 권한을 분리하고 예외 접근을 기록 |
| 감사증적 | 누가 무엇을 근거로 언제 결정했는지 재확인할 수 있나요? | 승인 결과와 근거 자료를 연결해 보존 |
| 중복 검토 | 앞 단계와 같은 항목을 같은 기준으로 다시 보나요? | 두 단계의 목적을 합치거나 검토 범위를 분리 |
| 책임 없는 경유 | 결정 권한이 없는 사람이 전달만 하나요? | 수신·전달 단계를 줄이고 책임자에게 직접 배정 |
COSO의 내부통제 안내는 내부통제가 준수와 외부 재무보고를 넘어 정보의 신뢰를 높이는 데 가치가 있다고 설명합니다. 미국 GAO의 2025 Green Book도 내부통제가 효율적 운영, 신뢰할 수 있는 보고, 법규 준수를 함께 지원한다고 정리합니다. 두 자료는 한국 기업에 직접 적용되는 법규가 아니라 통제 목적을 설명하는 참고 프레임워크입니다. 실제 법정 승인과 보존 의무는 회사에 적용되는 법령·계약·사규를 별도로 확인해야 합니다.
승인 흐름은 어떤 단위로 측정해야 하나요?
먼저 하나의 업무 유형을 고릅니다. 지출결의, 전표 승인, 신규 거래처 등록, 월마감 조정분개처럼 시작점과 완료점을 같은 방식으로 정의할 수 있는 업무가 적합합니다. 서로 위험과 승인 기준이 다른 업무를 한 분모에 섞으면 평균값이 원인을 가립니다.
| 지표 | 계산 방법 | 무엇을 보여주나요? |
|---|---|---|
| 승인 리드타임 | 최종 승인 시각 - 최초 제출 시각 | 요청자가 실제로 기다린 전체 시간 |
| 접촉시간 | 담당자가 검토·수정·승인에 실제 투입한 시간의 합 | 사람이 가치를 더한 처리시간 |
| 대기시간 | 승인 리드타임 - 접촉시간 | 큐·인계·부재로 멈춘 시간 |
| 1차 통과율 | 반송 없이 승인된 건수 ÷ 같은 기간 최종 처리 건수 × 100 | 입력 기준과 사전 안내의 품질 |
| 반송률 | 보완 요청으로 반송된 건수 ÷ 같은 기간 최종 처리 건수 × 100 | 재작업이 발생한 비율 |
| 예외율 | 표준 경로 밖 판단이 필요했던 건수 ÷ 같은 기간 최종 처리 건수 × 100 | 정책으로 다루지 못한 변동성 |
| 미처리 잔량 | 기준 시점까지 최종 결정되지 않은 건수 | 현재 큐의 크기 |
| 큐 체류시간 | 기준 시점 - 현재 단계 진입 시각 | 오래 멈춘 건과 병목 단계 |
기간은 영업시간 기준인지 달력시간 기준인지 정하고, 보류·철회·중복 요청을 분모에 포함할지도 고정해 주세요. 1차 통과율과 반송률은 최종 처리된 동일 모집단으로 계산하면 합계가 100%가 되지만, 한 건이 여러 번 반송된 횟수까지 보려면 총 반송 횟수 ÷ 최종 처리 건수를 별도 지표로 둬야 합니다.
특정 반송률이나 리드타임을 모든 회사에 적용할 기준은 없습니다. 자금 집행과 단순 정보 확인은 위험이 다르고, 월말과 평시의 물량도 다릅니다. 먼저 같은 정의로 여러 주기를 측정한 뒤 업무 위험, 약속한 처리기한, 인력 구성과 함께 비교하세요.
승인 지연은 어디에서 생기나요?
요청부터 완료까지 단계별로 진입 시각, 처리 시작, 처리 종료, 다음 단계 전달을 남기면 접촉시간과 대기시간을 분리할 수 있습니다. 합계 평균만 보지 말고 단계별 큐와 반송 사유를 확인해야 합니다.
1. 제출 전에 필요한 정보가 정해지지 않았습니다
계정과목, 거래 목적, 예산 코드, 계약·증빙, 지급기한처럼 승인에 필요한 항목이 제출 뒤에야 드러나면 반송이 늘어납니다. 필수값을 늘리는 것만으로 해결하지 말고, 실제 승인 판단에 사용되는 정보인지 확인하세요.
2. 모든 건이 같은 경로를 통과합니다
소액 정기지출과 고액 신규계약을 같은 사람이 같은 깊이로 검토하면 저위험 표준 건도 대기합니다. 금액만으로 경로를 나누지 말고 거래 유형, 예산 초과, 신규 거래처, 이해상충, 지급정보 변경처럼 위험 요인을 함께 사용해야 합니다. 고위험 예외의 승인권을 낮은 단계로 무조건 넘기는 것은 개선이 아닙니다.
3. 승인자가 결정 대신 전달만 합니다
중간 승인자가 기준을 적용하거나 책임을 지지 않고 상위 승인자에게 그대로 전달한다면 단계의 통제 목적을 확인해야 합니다. 반대로 요청자가 집행과 기록까지 맡는 구조에서 승인 단계를 없애면 직무분리가 무너질 수 있습니다.
4. 회의가 승인 큐를 대신합니다
사전자료 없이 회의에서 처음 내용을 읽거나, 회의가 끝나도 결정·책임자·기한이 남지 않으면 같은 안건이 반복됩니다. 회의가 필요한 예외만 올리고 표준 건은 정해진 승인 흐름에서 처리하는 편이 원인 추적에 유리합니다.
가상 사례로 지표를 검산해 볼까요?
한 달 20영업일 동안 지출 승인 100건이 제출됐고, 같은 달 안에 100건이 모두 최종 처리됐다고 가정하겠습니다. 총 승인 리드타임은 3,000영업시간, 담당자들의 총 접촉시간은 1,600분입니다. 62건은 반송 없이 승인됐고 38건은 한 번 이상 반송됐습니다. 표준 경로 밖 판단이 필요했던 예외는 15건이며, 이 가운데 12건이 반송됐습니다.
평균 승인 리드타임 = 3,000시간 ÷ 100건 = 건당 30영업시간
총 접촉시간 = 1,600분 ÷ 60 = 26시간 40분
평균 접촉시간 = 1,600분 ÷ 100건 = 건당 16분
총 대기시간 = 3,000시간 - 26시간 40분 = 2,973시간 20분
평균 대기시간 = 2,973시간 20분 ÷ 100건 = 건당 29시간 44분
1차 통과율 = 62건 ÷ 100건 × 100 = 62%
반송률 = 38건 ÷ 100건 × 100 = 38%
예외율 = 15건 ÷ 100건 × 100 = 15%
예외 건 반송률 = 12건 ÷ 15건 × 100 = 80%
표준 건 반송률 = 26건 ÷ 85건 × 100 ≈ 30.6%단위는 건·분·영업시간·한 달이며, 분모는 같은 달 최종 처리 100건입니다. 총 리드타임 = 총 접촉시간 + 총 대기시간으로 역산하면 26시간 40분 + 2,973시간 20분 = 3,000시간이므로 일치합니다. 이 수치는 계산을 설명하기 위한 가상 사례이며 권장 임계값이 아닙니다.
이 사례만으로 승인자를 줄이라고 결론 내릴 수는 없습니다. 예외 건의 반송 사유가 필요한 위험 검토인지, 누락된 입력 때문인지 먼저 나눠야 합니다. 표준 건에서도 반송이 26건 발생했으므로 필수정보와 승인 기준이 불명확한지 함께 확인할 필요가 있습니다.
통제를 유지하면서 무엇을 바꿀 수 있나요?
- 각 단계의 통제 목적을 적습니다. 예방하려는 오류·부정·무권한 집행과 요구 근거를 연결합니다.
- 제출 기준을 승인 판단과 맞춥니다. 사용하지 않는 입력은 없애고 필수 증빙·예산·거래 목적을 제출 전에 안내합니다.
- 표준 건과 예외 건을 구분합니다. 표준 건은 정해진 권한과 기한으로 처리하고, 고위험 예외는 적절한 전문 검토와 상위 승인을 유지합니다.
- 중복 검토의 범위를 나눕니다. 회계 검토는 분개와 기간 귀속, 예산 검토는 한도와 목적, 자금 승인은 수취인과 지급 권한처럼 책임을 구체화합니다.
- 대체 승인과 에스컬레이션을 정합니다. 휴가·부재 때의 대체자, 장기 체류 건의 알림 시점, 긴급 승인 뒤 사후 검토 조건을 기록합니다.
- 승인과 집행의 증적을 연결합니다. 요청 내용, 근거, 승인자, 결정 시각, 변경 이력과 실제 집행 결과를 재확인할 수 있어야 합니다.
개선 전후에는 전체 리드타임만 비교하지 마세요. 리드타임이 줄어도 무권한 승인, 승인 후 정정, 증적 누락이 늘었다면 통제를 약화해 얻은 속도일 수 있습니다. 반송률·예외율·정정률·통제 증적 완결률을 함께 보고, 통제 실패나 책임 공백이 생기면 변경을 되돌릴 수 있어야 합니다.
정보 공유는 어디까지 해야 하나요?
회의 전에 관련 정보를 공유하는 것은 의사결정을 빠르게 할 수 있지만, 모든 사람에게 모든 원문을 공개한다는 뜻은 아닙니다. 참석자와 승인자가 판단에 필요한 정보에 접근할 수 있게 하되 최소권한, 개인정보, 급여·인사정보, 영업비밀, 계약상 비밀유지 범위를 지켜야 합니다.
원문 전체 대신 목적에 맞게 마스킹한 자료를 제공하고, 상세정보 접근이 필요한 역할과 승인 근거를 남길 수 있습니다. 정보 은폐를 줄인다는 명분으로 접근권한을 넓히거나, 속도를 이유로 승인자의 권한 범위를 넘기면 새로운 통제 위험이 생깁니다.
조직 문화 조언을 프로세스 기준으로 바꾸는 이유
Jamie Dimon은 JPMorgan Chase 2017 연례서한에서 관료주의가 의사결정을 늦추고 나쁜 조직 정치의 배양 접시가 될 수 있다고 썼습니다. 동시에 속도뿐 아니라 정확성을 강조했고, KYC 절차를 재설계한 사례에서는 통제를 희생하지 않는다는 조건을 명시했습니다. 회의도 사전자료, 필요한 참석자, 명확한 안건, 문서화된 후속조치를 요구했습니다.
NBIM의 2026년 공식 대담 페이지는 이 대화가 기업 문화·리스크·거시 환경을 주제로 열린 공개 대담이라는 점까지 확인해 줍니다. 이 글의 실무 기준은 특정 인물의 화법이 아니라 승인 흐름에서 정보·권한·결정·후속조치를 어떻게 측정하고 구분할지에 둡니다.
승인 프로세스 개선의 목표는 검토를 없애는 것이 아닙니다. 통제 목적과 책임은 남기고, 그 목적에 기여하지 않는 대기·중복·반송을 줄이는 것입니다. 같은 업무 유형을 같은 분모와 기간으로 측정하면 어느 단계를 유지하고 어디를 재설계해야 하는지 근거를 갖고 결정할 수 있습니다.
